SPSK

Tugas/ Portfolio Ahli Jawatankuasa Pasukan Petugas Kualiti

PORTFOLIO	DESKRIPSI TUGAS
Pengerusi Wakil Pengurusan ( WP )	Bertanggungjawab : Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan Menjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di sekolah Menjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPK Memberi pandangan dan cadangan ke atas proses penambahbaikkan SPK
Timbalan Pengerusi/ Timbalan Wakil Pengurusan ( TWP )	Bertanggungjawab : Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan ketika ketiadaannya Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan Menjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di sekolah Menjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPK Memberi pandangan dan cadangan ke atas proses penambahbaikkan SPK
Pengurus Kualiti	Bertanggungjawab : Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi /timbalan pengerusi Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada Wakil Pengurusan Menyelaras program/aktiviti Pasukan Petugas Kualiti Menjalankan tugas-tugas Pengurus Kualiti
Setiausaha	Bertanggungjawab : Menguruskan Mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti Memantau pengurusan jabatan berjalan mengikut Sistem Pengurusan Kualiti ( SPK ) Menasihatkan Wakil Pengurusan berkaitan SPK yang diamalkan di jabatan Memastikan semua keputusan mesyuarat diambil tindakan
Pengurus  Kawalan Dokumen	Bertanggungjawab : Memastikan semua dokumen kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Dokumen yang diwujudkan Mengurus pindaan dan pengedaran dokumen kualiti Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan dokumen
Pengurus  Kawalan Rekod	Bertanggungjawab : Memastikan semua rekod kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Rekod yang diwujudkan Merancang dan melaksanakan program penambahbaikan dalam pengurusan rekod. Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan rekod
Pengurus  Audit Dalaman	Bertanggungjawab : Menjalankan tugas Ketua Juru Audit Dalaman untuk Sekolah Menyediakan takwim / perancangan audit dalaman Memantau dan memastikan proses audit dalaman yang dijalankan memenuhi kehendak SPK Menyelaras kursus-kursus Juru Audit Dalaman Menyediakan laporan dapatan audit dalaman untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan atasan Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan audit dalaman
Pengurus Latihan Personel	Bertanggungjawab : Merancang dan menyelaras kursus-kursus untuk kompetensi staf Menyediakan laporan prestasi dan keberkesanan kursus kepada pihak pengurusan latihan Menyenggara rekod-rekod latihan staf Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan latihan personel
Pengurus Aduan dan Maklum Balas Pelanggan	Bertanggungjawab : Mengambil tindakan ke atas aduan dan maklum balas pelanggan Melaporkan status aduan dan maklum balas pelanggan kepada pihak pengurusan atasan Merancang dan menyediakan kertas cadangan untuk meningkatkan kualiti khidmat pelanggan Memantau dan memastikan kemudahan-kemudahan yang disediakan untuk pelanggan diselenggara dengan baik Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan aduan dan maklum balas pelanggan
Pengurus Perolehan	Bertanggungjawab : Memastikan proses perolehan barangan dan perkhidmatan dilaksanakan mengikut Prosedur Perolehan yang diwujudkan Menyenggara rekod-rekod perolehan dan pelupusan Menyediakan laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan atasan Menyediakan perancangan keperluan barangan, peralatan dan perkhidmatan yang diperlukan bagi memantapkan sistem pengurusan kualiti
Pengurus Penyelenggaraan	Bertanggungjawab : Memastikan semua peralatan dan khidmat penyelenggaraan mematuhi Prosedur Penyelenggaraan yang diwujudkan Menyenggara rekod-rekod penyelenggaran Memantau dan memastikan penyelenggaran dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan Mengambil tindakan ke atas aduan-aduan kerosakan Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan penyelenggaraan
Pengurus Sumber Kewangan	Bertanggungjawab : Memantau dan memastikan pengurusan kewangan di jabatan mengikut SPK Menasihati Pasukan Petugas Kualiti berkaitan pengurusan kewangan Membantu Pasukan Petugas Kualiti dalam hal berkaitan kewangan Melaporkan kepada Pasukan Petugas Kualiti semua aktiviti yang berkaitan kewangan dalam usaha membuat penambahbaikkan Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan
Pengurus Tugas-Tugas Khas	Bertanggungjawab : Menjadi urus setia dan penyelaras program-program khas kualiti Menjalankan tugas sebagai pegawai penghubung dengan agensi-agensi lain bagi program peningkatan kualiti Membantu tugas-tugas Wakil Pengurusan dan Pengurus Kualiti

1.  PK01- pengurusan panitia - Ketua Panitia & dan Setiausaha Panitia.

·       Simpan segala dokumen berkaitan PK yang terlibat dlm fail keras. Surat menyurat (yang ada nombor rujukan) dalam fail kertas putih “berbuka”. Nombor rujukan fail putih tak perlu tukar.

·       Fail PK keras tidak perlu diberi nombor rujukan.

·       Untuk panitia kecil, 1 fail keras memadai.

·       Borang SPSK PK 01/2 (Laporan Perlaksanaan Program panitia MP & PK01/3 (Program Peningkatan Matapelajaran)

2. PK 02 – Pengurusan jadual waktu - Guru Jadual Waktu

·       Mestikan diserahkan 7 hari sebelum sesi persekolahan dimulakan.

·       Mesti tandatangan penerimaan

·       Borang SPSK PK 02/1 (Borang slip guru ganti- ditampal dalam BRM))

3. PK03 – Pengurusan P & P – Semua guru mata pelajaran

·       Mesti isi PK03/3 – Rekod Pencapaian100%

·       1 borang untuk 1 mp untuk tingkatan yang sama. Mp/tingkatan berlainan, guna borang berasingan.

·       Tulis refleksi ringkas

·       Boleh digunakan semasa pencerapan

·       Disimpan dalam BRM, dan dikumpul pada akhir tahun.

·        Selain itu borang PK03/1 Rekod penggunaan bilik khas, PK03/2 -rekod pengambilan dan pemulangan alatan (disimpan di bilik khas tersebut).

4. PK04 – Pencerapan - Pengetua /Penolong-penolong kanan/ Guru yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan pencerapan.                                

·       Semua guru harus dicerap sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. Guru bermasalah dicerap lebih kerap.

·       Guna elemen 9 dan PK03/3 dan borang pencerapan PK 04/1

5. PK05 – Pengurusan Peperiksaan – SU peperiksaan dalaman

·       Hanya perlu isi borang-borang untuk PPT dan PAT sahaja.

·       Peperiksaan setara tidak perlu isi borang PK.

·       PK 05/2 - JSU juga untuk PPT dan PAT sahaja

·       Boleh guna JSU yang ditelah ditentukan oleh PPD dan LPM jika ada.

·       Isi borang PK05/1- Agihan tugas penggubal soalan,

·       PK05/3 Penyerahan draf soalan dan skema jawapan,

·       PK05/4 Rekod pengambilan kertas soalan oleh pengawas

·        peperiksaan,

·       PK05/5 Penyerahan skrip jawapan murid (Borang tak boleh diubah)

6. PK06 - Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid - Pengetua /Penolong-penolong kanan/ Guru yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan pencerapan.

·       Borang PK06/1 mesti diisi oleh semua GMP

·       Jika terdapat pelajar yang tidak menghantar buku/tidak membuat latihan 3X, hantar B & K.

·       Borang PK06/1, selepas merekod 25 latihan, hantar ke pentadbir untuk tandatangan dan simpanan, GMP buat salinan dan simpan salinan.

·       PK 06/1 Rekod Semakan Kerja Murid

·       Mp PJK juga mesti isi PK06/1

·       PK 06 /2 Rekod Semakan Kerja Murid oleh pentadbir

7. PK07- Pengurusan Mesyuarat - Semua Pengerusi dan SU bagi mesyuarat yang utama di sekolah

·       Mesti hantar surat panggilan mesy. (PK 07/1-Notis mesyuarat) 7 hari sebelum mesyuarat. Hantar melalui emel dan print sebagai  rekod edaran menggantikan PK07/4.

·       Minit mesy. juga digalakkan dihantar melalui emel dan borang maklumbalas PK07/5 juga diisi online.

·       Semua mesyuarat mesti sebut tentang SPSK.

·       Borang yang lain : PK 07/2 Senarai kehadiran mesy, PK 07/3 Contoh format minit mesyuarat.

8. PK08 - Pengurusan Bimbingan – Guru kaunseling

·       Guna buku Panduan Perlaksanaan B & K di sekolah rendah dan menengah tahun 2009.

·       Tak perlu guna borang SPSK.

9. PK09 - Pengurusan Pusat Sumber – Guru media

·       Mesti ada peraturan pinjaman/ pemulangan buku.

·       Sistem automasi yang dapat analisis rekod pinjaman dan pemulangan.

·       Keluarkan surat peringatan jika murid tak pulang buku. (PK09/1).

10. PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf – JK LADAP

·       Edar borang matrik kompetensi (PK10/1)

·       Buat analisis keperluan latihan (PK10/2)

·       Sediakan rancangan latihan (PK10/3)

·       P/GB keluarkan surat arahan laksanakan latihan.

·       Uruskan latihan.

·       Rekod dalam Kad Biru

·       Edar borang penilaian/keberkesanan/pelaporan kursus pd hari terakhir (PK10/4, 5, 6) pd hari terakhir latihan

11. PK11 - Pengurusan Aduan Pelanggan – PK HEM & Guru kaunseling

Terima aduan:

•          Borang sduan pelanggan (PK11/1)

•          Laporan penyiasatan aduan pelangan (PK11/2)

•          Laporan Aduan (PK11/2) diserah kepada Pengetua dalam tempoh 3 hari & maklumbalas kpd pengadu (PK11/3) dalam tempoh 7 hari.

12. PK12 - Pengurusan Maklum Balas Pelanggan – PK HEM 7 guru kaunseling

•          Edar instrumen penilaian P&P (PK 12/1) dua kali setahun. Setiap guru dinilai 10 orang murid.

•          PKU02-1 Borang maklumbalas pelanggan (Ibubapa/pelajar/guru)

•          PK05 2 –Borang kepuasan staf

•          Buat analisis P & P oleh murid (PK12/2

•          Bincang dengan guru jika didapati tak kompeten.

13. PK13 - Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod -Guru terpilih

·         bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem pengurusan dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini.

·         juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan dengan baik, dapat dibaca, mudah dikenal dan mudah diperolehi semula.

·         bertujuan untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti.

·         PK 13  1 Akuan penerimaan dokumen kualiti

·         PK 13  2 Borang cadangan pindaan

·         PK 13  3 Borang rekod pindaan

·         PK 13  4 Senarai induk dokumen kualiti

·         PK 13  5 Akuan penerimaan dokumen individu

·         PK 13  6 Senarai induk lampiran kualiti

·         PK 13  7 Senarai pelupusan rekod

14. PK14 - Pengurusan Audit Dalam- Guru terpilih

·       Menyediakan Jadual Audit Dalam-PK14/1

·       Jadual Pelaksanaan Audit Dalam PK14/2

·       Catatan Audit PK14/6

·       Senarai Semak Proses Audit Dalam PK14/3

·       Laporan Ketakakuran ( NCR ) PK14/4

·       Laporan Peluang Penambahbaikan PK14/5

·       Laporan Keseluruhan PK14/6

·       Senarai Semak Proses Audit Dalam

15. PK17 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian – KPT/PT Kewangan

•          Panitia membuat Anggaran Belanjawan PK 11/1

•          Mengisi borang nota minta PK 11/2

•          Syarikat/pembekal mendaftar dengan sekolah. PK 11/3

•          Sekolah menilai prestasi pembekal         PK 11/4

•          Sekolah menganalisis prestasi pembekal PK 11/5

****Dokumen kualiti boleh di dapat dari laman web JPS dengan guna kod sekolah sebagai username dan password. Prosedur kualiti dicap “SALINAN TIDAK TERKAWAL”. Borang-borang tak perlu dicap. Semua borang tidak boleh diubah langsung. Yang boleh diubah hanya logo dan nama sekolah.****

Sebarang masalah, rujuk Pengurus Kualiti Daerah, En. Adlin bin Amir Hamzah.